Política de privacidad Colombia

POLITICA DE PRIVACIDAD

INFORMACIÓN AL USUARIO

Ricardo Molina Colombia SAS, sociedad identificada con NIT __________________ como Responsable del Tratamiento, le informa que, trataremos su datos tal y como reflejamos en la presente Política de Privacidad.

En esta Política de Privacidad describimos cómo recogemos sus datos personales y por qué los recogemos, qué hacemos con ellos, con quién los compartimos, cómo los protegemos y sus opciones en cuanto al tratamiento de sus datos personales.

Esta Política se aplica al tratamiento de sus datos personales recogidos por la empresa para la prestación de sus servicios.

ALCANCE

Esta Política regula todos los procesos organizacionales de Ricardo Molina Colombia SAS que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, e informa en general a todas las personas que hayan entregado, o que en el futuro entreguen sus datos personales a la compañía, sobre la Política que le es aplicable a todas las bases de datos y datos personales en ellas contenidos.

CONTACTO

Denominación social: Ricardo Molina Colombia SAS Nombre comercial: Ricardo Molina
NIT : ____________________
Domicilio: Carrera 19a #122-59 of. 201 Bogota, Colombia
e-mail: ____________________

3, MARCO JURÍDICO

Constitución Política de Colombia, artículo 15.
Ley 1266 de 2008.
Ley 1581 de 2012.
Decreto 1727 de 2009.
Decreto 2952 de 2010.
Decreto 1377 de 2013.
Decreto 1074 de 2015 Decreto Único Reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo.
Decreto 2157 de 2021.
Cualquier norma que derogue, complemente, modifique o adicione la legislación vigente en materia del ejercicio del derecho de Habeas Data y protección de datos personales.
DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por RICARDO MOLINA, SAS dirigida al Titular de datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente Política para el manejo y tratamiento de datos personales de RICARDO MOLINA, SAS, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales por parte de la compañía.

El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de que RICARDO MOLINA SAS no se encuentre en la capacidad de poner a disposición del público esta Política;

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
Dato personal público: Dato que no es ni semi-privado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas oficiales, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Son considerados como datos públicos, entre otros, los datos relativos al registro civil de las personas, a su profesión u oficio y/o a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato personal privado: Es el dato que es solo relevante para su titular.

Dato personal semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a la persona titular de la información y a un cierto sector o grupo de personas.

Dato personal sensible: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico; la orientación política; las convicciones religiosas o filosóficas; la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición; los datos relativos a la salud, a la vida sexual; y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia. Se presenta cuando el Responsable del tratamiento, ubicado en Colombia, envía información personal a un tercero receptor, ubicado dentro o fuera del país, y que a su vez es Responsable del tratamiento de dicha información;

Transmisión. Se presenta cuando el Responsable del tratamiento, ubicado dentro o fuera del país, comparte información personal para su tratamiento por parte del Encargado del Tratamiento ubicado dentro o fuera del país.

PRINCIPIOS CLAVE

Siempre hemos estado comprometidos con prestar nuestros servicios con el más alto grado de calidad, lo que incluye tratar sus datos con seguridad y transparencia. Nuestros principios son:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. Solo recopilaremos sus Datos personales para fines específicos, explícitos y legítimos. Igualmente, limitamos la recogida de datos de carácter personal a lo que es estrictamente relevante y necesario para los fines para los que se han recopilado.;

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan de conformidad con las normas que reglamentan este acceso.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas que autorice ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;

RECOGIDA Y TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

Los tipos de datos que se pueden solicitar y tratar son:

Datos de carácter identificativo.
Datos de contacto
Datos laborales y educativos en el caso de nuestros funcionarios o candidatos a vacantes en nuestra entidad

También recogemos de forma automática datos sobre su visita a nuestro sitio web según se describe en la política de cookies.

Siempre que solicitemos sus Datos personales, le informaremos con claridad de qué datos personales recogemos y con qué fin. En general, recogemos y tratamos sus datos personales con el propósito de:

Gestionar la ejecución del o los contratos que celebra con o a través de la sociedad
Responder sus consultas, reclamos, solicitudes, entre otras acciones que debamos realizar para gestionar estos contratos.
Contactarle con información de productos y servicios prestados por la Sociedad y, en general, gestionar consultas, solicitudes y reclamos relacionados con ellos.
Cumplir con objetivos de marketing, esto significa que las Empresas Ricardo Molina, puedan elaborar un perfil de usuario (individual o agregado) aplicando o no modelos predictivos y, así, mejorar los productos que se comercializan o servicios que se ofrecen a través de las Empresas
Asimismo, RICARDO MOLINA SAS podrá enviarle ofertas, promociones y anuncios publicitarios de productos y servicios.
Analizar y elaborar estudios estadísticos sobre los intereses de consumo y hábitos de compra de nuestros usuarios y, en términos generales, sobre materias relevantes para la preparación de estudios de mercado o campañas de marketing propias o de terceros.
Desarrollar acciones comerciales, incluidos servicios de post venta, de carácter general o dirigidas personalmente a usted, tendientes a mejorar su experiencia como cliente, por ejemplo: informarle sobre el estado de sus despachos o eventos relacionados al canje o la compra de productos o contratación de servicios, completar automáticamente los documentos necesarios para realizar sus transacciones, realizar encuestas de satisfacción, campañas de actualización de Datos Personales y realizar acciones de cobro.
(vii) Contactarle a través de nuestros canales de comunicación tanto físicos como remotos, por ejemplo: carta, call center, email, redes sociales tales como Facebook, o mensajes de texto (a través de SMS, sitio web o aplicaciones móviles), WhatsApp u otras plataformas similares, al número de celular que ha registrado o cualquier otro dato de contacto que nos informe, con el objeto de hacerle llegar información relacionada con las finalidades descritas.
Ejecutar protocolos de seguridad, para prevenir y detectar usos engañosos, fraudulentos o criminales de nuestros sistemas e instalaciones, lo cual es necesario para proteger los intereses legítimos de RICARDO MOLINA SAS y de sus respectivos clientes.
En el caso de candidatos a nuestras vacantes y funcionarios, Inscribirle en nuestra bolsa de trabajo, y en general realizar el tratamiento de la información que resulte necesaria para el inicio y desarrollo de la relación laboral.

Estos Datos sólo serán tratados mientras sean necesarios para las finalidades para los cuales se otorgan, salvo aquellos que, por disposiciones legales o regulatorias vigentes, sea necesario mantenerlos por períodos de tiempo que van más allá de este término, en cuyo caso, se mantendrán por el periodo que indique esa normativa.

OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

RICARDO MOLINA SAS como Responsable del Tratamiento deberá cumplir con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;Actualizar la información, y Rectificarla cuando sea incorrecta

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de RICARDO MOLINA SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

Medios para otorgar la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, grabaciones de voz, Internet, Sitios Web, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta,

Prueba de la autorización. RICARDO MOLINA SAS utilizará los mecanismos con los que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de conservación de la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
Casos en los cuales no es requerida la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En todo caso, el tratamiento de los datos personales que no requieran de una autorización previa se realizará en cumplimiento de todas las disposiciones contenidas en la presente ley.

LEGITIMIDAD

De acuerdo con la normativa de protección de datos aplicable, sus datos personales podrán tratarse siempre que:

Nos ha dado su consentimiento a los efectos del tratamiento. Por supuesto podrá retirar su consentimiento en cualquier momento.
Por requerimiento legal.
Por existir un interés legítimo que no se vea menoscabado por sus derechos de privacidad, como por ejemplo el envío de información comercial bien por suscripción a nuestra newsletter o por su condición de cliente.
Por ser necesaria para la prestación de alguno de nuestros servicios mediante relación contractual entre usted y nosotros.

COMUNICACIÓN DE DATOS PERSONALES

Los datos pueden ser comunicados a empresas relacionadas con Ricardo Molina SAS. para la prestación de los diversos servicios en calidad de Encargados del Tratamiento.

En efecto, para tratar sus Datos Personales podremos necesitar la ayuda de terceras empresas (“Proveedores”) que presten servicios a RICARDO MOLINA ,SAS, por ejemplo, servicios de marketing, logística, transporte y/o entrega de productos y servicios comercializados a través, entre otros. Estos Proveedores desarrollarán esa tarea como encargados de Ricardo Molina, SAS, actuando en nombre de esta última; siguiendo sus instrucciones, sometiéndose a los términos de esta autorización y adoptando medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas para el Tratamiento de sus datos y el cumplimiento de las normas que regulan la protección de la vida privada.

Todos estos Proveedores tendrán un contrato vigente de prestación de servicios con la empresa y solo pueden tratar sus datos para efectos de dar cumplimiento con el encargo específico encomendado.

SUS DERECHOS EN CALIDAD DE TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Con relación a la recogida y tratamiento de sus datos personales, puede ponerse en contacto con nosotros en cualquier momento para:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;

Ser informado respecto del uso dado a sus datos personales;

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, RICARDO MOLINA, SAS como Responsable del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Puede ejercer estos derechos enviando comunicación, motivada y acreditada, a datos@grupo-molina.com

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS RELACIONADOS CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 las consultas serán atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos del retraso y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si los Titulares o sus causahabientes consideran que la información contenida en la base de datos de está sujeta a corrección, actualización o eliminación o si considera que la compañía no está cumpliendo con sus obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, los Titulares podrán presentar un reclamo dirigido al Oficial de Privacidad, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La Sociedad mantiene las salvaguardias físicas, electrónicas y de procedimiento que exige la normativa legal en relación con la recolección, almacenamiento y transferencia de sus Datos Personales, y evalúa su efectividad periódicamente. El objetivo de estas salvaguardias es evitar el acceso no autorizado o ilegal, o la pérdida accidental, destrucción u ocurrencia de daños a sus Datos Personales.

14.RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA POLÍTICA

Esta Política es de uso exclusivo de RICARDO MOLINASAS por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación y/o traducción, por razones de seguridad y en atención al respeto de la propiedad intelectual, como creación amparada por la legislación nacional e internacional.

INFORMACIÓN LEGAL

Los requisitos de esta Política complementan, y no reemplazan, cualquier otro requisito existente bajo la ley de protección de datos aplicable, que será la que prevalezca en cualquier caso.

Esta Política está sujeta a revisiones periódicas y la empresa puede modificarla en cualquier momento. Cuando esto ocurra, le avisaremos de cualquier cambio y le pediremos que vuelva a leer la versión más reciente de nuestra Política y que confirme su aceptación, en caso de haberse llevado a cabo modificaciones sustanciales que versen entre otras cosas, sobre las finalidades para las cuales inicialmente fue otorgada su autorización.